费用报销管理办法

第一章  总则

第一条  为规范费用报销的基本原则及流程,明确费用报销的基本要求,加强费用的监管并明确监管人权力和职责,严格把好费用开支关,根据国家相关财务制度及规定,结合本公司具体情况,制定本办法。

第二条  费用开支应遵循“必要、合理、节约”的原则,确保公司的经济利益不受损害。

第二章   报销的基本原则

第三条  公司工作人员因公事发生的费用或与公司有业务关系的单位及人员所发生的与本公司经营有关的费用方能予以报销。

第四条  真实的费用支出,取得合法、有效的票据后,经过相关审批程序后方可报销。

第五条  有报销标准的费用,凭正规发票在标准范围内报销,需要事先申请的,须附事先批复的申请单方可报销。

第六条  费用的借支和报销人必须写明所在部门,以便公司对部门的费用进行考核。

第三章  报销的基本要求

第七条  费用发生后,当事人应取得与业务内容相应的合法票据,对事业性收费,需取得合法正规的财政收据,否则不允许报销。

第八条  费用报销必须以合理、合法、真实的凭据为依据,原始发票及费用报销单不得臆造、涂改。

第九条  对原始凭证的技术性要求:

1、报销的发票上应盖有开具发票单位的发票专用章,手写发票应写清楚公司名称、时间、购买物品的名称及数量、金额、开票人、收款人等国家税务机关要求的发票开具必备内容,票面金额不得有任何涂改,除金额外的其他项目改动,必须由开票单位在改动处盖章确认。

2、发票及收据均有一式多联,只能用发票的“发票联”或“报销凭证联”以及行政事业单位收据的“收据联”或“交付款单位”等字样的联次作为报销凭据,其他联一律不得作为报销凭据。

3、开具的发票或收据必须是双面复写纸套开,其他开具方式如用圆珠笔或水笔、钢笔等直接在发票上填写的一律无效,不得报销。

4、凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相等。

5、支付款项的原始凭证,必须由收款单位或个人的收款证明以及签字,有审批人签字,并有付款的依据,不得直接以费用报销单作为付款凭据。

6、职工因公出差或购物借款的借据单,必须附在记账凭证上。回收款项时应另开收据,不得退还原借款借据。

7、预付性汇款,由经办人填制“付款申请单”,作为原始凭证,不得以汇款回单代替。

8、属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须逐个签字,不得以通栏划大括号签一个字。

9、凡报销单内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应予退回或重新补正。

第十条  给予个人的电话补贴、车辆汽油补贴或其他各种补贴,都必须有真实、合法的支出票据,票据不足的在限额内按实际发票额报销。

第十一条  各部门(站、油库)负责人要注意检查发票的合理性,开具日期与实际费用发生日期是否相符,注意审核发票开出的金额与现实一般情况下发生的金额是否存在较大的差异。

第十二条  报销单据上所写金额应与所附报销凭证总金额一致,若报销单据所写金额少于所附发票金额,应按报销单据上所写金额报支,若报销单据所写金额多出所附发票金额,应退回报销人补齐发票或重新填写报销单据。

第十三条  报销单上填写的费用项目或费用类别必须与发票上的费用项目或类别一致。报销单只能用蓝黑墨水钢笔或水笔填写,不得用圆珠笔或铅笔等填写。

第十四条  对于小张票据,为便于凭证装订,必须粘贴在票据粘贴单上,粘贴发票时按照公司要求粘贴。

第十五条  票据粘贴要求:

1、到财务部领取专门印制的粘贴单,粘贴时,在粘贴纸左边留出两公分装订线,将票据按类分别粘贴;

2、将胶水涂在票据左侧背面,沿着粘贴纸外侧和粘贴纸的下边依次从下往上均匀排开纵向粘贴,沿着粘贴单下边沿和右侧的票据必须将其下边和右侧与粘贴单对齐,所有粘贴的票据不得超出报销单的边沿;

3、装订线左侧不要粘贴票据,粘贴的票据要牢实,均匀分布在粘贴单上,也不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄,使凭证装订起来不整齐,达不到装订的要求;

4、如果同类票据大小不一样,可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴,相同金额的票据粘贴在一起;票据比较多时可使用多张粘纸,在每张粘贴纸上写明票据张数和金额;

5、对于比粘贴纸大的票据或其他附件,粘贴位置也应在票据左侧背面,沿装订线粘贴,超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴纸范围之内;

6、注意不得粘贴票面金额,也不得将票据随意裁剪,除了可将不规则的票据边沿修剪整齐外,不得将票据剪裁后粘贴。

第十六条  有多项费用在一张报销单上填报的,必须分费用明细填写,不得将多项费用合并填列。报销单上应写明单位名称、报销部门、时间、费用项目、金额、附件张数等,对于不按规定填写的单据或单据填写不完整的,不予报销。附件张数按报销单后所附的单据的自然张数计算。

第十七条  所有款项支付业务,都应取得收款方的发票或有效收款凭据,对于确实无法取得票据的,应说明原因,经公司总裁同意后报销。

第十八条  财务部门相关审核人员应加强各项费用凭证的审核工作,对不符合公司制度的及越权审批的费用和支出一律不得报销,对于手续或填写不符合要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证;对报销发票所载日期至报销日超出2个月以上的,财务部门有权拒绝报销,要求报销人更换合规日期发票后始给予报账;费用报销应按月实施,禁止几个月的费用集中一次报销。

第十九条  公司员工因业务办理需预先借款的,报账时一律先扣除借支款项,有余额的再支付现金,如果报账金额不足还款的,由借款人以现金归还;每月10日前财务部需对上月个人欠款情况进行清理,对于未了清上月个人借支款项的,暂停其工资发放,待了清后单独填写“领款单”申请工资。

第四章  费用报销时间

第二十条  费用报销人每星期一把费用报销单及相关单据交到部门负责人,每星期二把经过部门负责人审核签字后的单据交到主办会计处,于星期四上午交到总裁处,公司出纳室每星期五为集中报账支付日,其他时间原则上不支付报销费用。

第二十一条  为保证各会计期间数据的准确性和可比性,确保当月费用当月入账,在日常报账时间外,各部门在每月1日需清理上月已发生但尚未报销的费用,并将费用单据报送财务部。报账时若遇节假日或星期日,时间顺延。

第五章  费用报销相关人员责任、义务

第二十二条  经办人(出差人、申请人):费用发生后,当事人应取得与填写业务内容相应的合法票据,必须如实填报各项报销凭证和申请上规定的项目,规范粘贴相关票据并对所报销的内容的真实性负责,并签字确认。

。。。。。。。

未完待续,完整版资料↓↓↓